VB VibriBOSDocument Center Konsultasi WhatsApp
Pusat dokumen resmi lintas modul VibriBOS

Rapikan arsip bisnis, versi dokumen, review, dan lampiran modul dalam satu pusat kendali.

VibriBOS Document Center membantu perusahaan mengelola kontrak, invoice pendukung, pajak, SOP, surat jalan, vendor, karyawan, pelanggan, project, kategori dokumen, upload file, versi dokumen, review status, log aktivitas, arsip, dan relasi dokumen ke modul lain.

Lihat Fitur Dokumen Lihat Modul Unggulan Hubungi Tim Vibri
Upload Dokumen Kategori Versioning Review Status Module Reference
Document Control Center
Total Dokumen
1.248
Dokumen Aktif
986
Kategori
32
Butuh Review
17
PDF
Kontrak Supplier ABCvendor_contract • v3 • Procurement
Approved
XLS
RAB Project Gedungbudget_rab • v2 • Project
In Review
IMG
Bukti QC Produksiqc_result • v1 • Production
Active
✓Module Key + Ref membuat dokumen mudah dihubungkan ke Procurement, HRIS, Project, Asset, dan modul lain.
✓Versi & Log menjaga revisi dokumen lama tetap tersimpan dan aktivitas bisa diaudit.
Arsip lebih terkendali Dokumen tidak lagi tercecer di folder, chat, atau lampiran modul yang sulit dicari ulang.
Manfaat Utama

Satu pusat arsip untuk dokumen operasional, legal, finance, HR, project, dan vendor.

Document Center membantu perusahaan menyimpan file penting secara terstruktur, menautkannya ke modul terkait, menjaga versi dokumen, memudahkan pencarian, dan membuat histori aktivitas lebih siap diaudit.

3area utama: Daftar Dokumen, Upload Dokumen, dan Kategori
6review status: draft, in review, reviewed, approved, rejected, obsolete
12+module reference: procurement, inventory, finance, payroll, HRIS, production, project, asset, vendor, customer, dan lainnya
Auditversi dokumen, log aktivitas, secure download, archive, dan uploader detail
Modul Unggulan

Document Center bukan hanya upload file, tetapi penghubung dokumen resmi lintas modul.

Dokumen bisa berdiri sendiri sebagai arsip manual atau ditautkan ke transaksi, project, aset, karyawan, vendor, pelanggan, dan approval.

DC

Pusat Dokumen Lintas Modul

Setiap dokumen bisa memiliki module_key, ref_type, dan ref_id sehingga file tidak hanya tersimpan, tetapi juga punya konteks bisnis.

  • Procurement: PR, PO, receiving, supplier invoice, vendor contract.
  • Inventory: stock transfer, opname, write-off, batch expired.
  • Finance: journal, AR invoice, AP invoice, payment, tax document.
  • HRIS & Payroll: employee, contract, leave request, payroll period, salary slip.
  • Project, Asset, Helpdesk, Customer, Vendor, Budgeting, Production, dan Discount.
module_key ref_type ref_id secure file
VA

Versioning, Review, dan Log

Dokumen penting sering berubah. VibriBOS menyimpan versi baru tanpa menghilangkan versi lama, lengkap dengan log dan status review.

  • Upload versi baru dengan catatan revisi.
  • Lihat daftar versi, file aktif, versi lama, uploader, waktu upload, dan ukuran file.
  • Status dokumen: active, draft, archived, expired.
  • Status review: draft, in_review, reviewed, approved, rejected, obsolete.
  • Log dokumen untuk melihat aktivitas upload, update, archive, download, dan perubahan penting.
v1 / v2 / v3 review approved activity log
Fitur Document Center

Didesain untuk admin dokumen, finance, HR, procurement, project, asset, dan manajemen.

Konten landing page ini dirangkum dari halaman backend Document Center VibriBOS yang memuat akses ACL, KPI dokumen, daftar dokumen, upload, kategori, filter, versi, log, review status, archive, dan module reference.

01

Daftar Dokumen Terpusat

Lihat semua dokumen yang tampil dalam satu tabel lengkap dengan kode, judul, kategori, cabang, modul/ref, file, status, uploader, dan aksi.

  • Filter pencarian judul, kode, tag, dan modul.
  • Filter kategori, status dokumen, status review, dan module key.
  • KPI total dokumen, aktif, arsip, dan kategori.
02

Upload Dokumen Lengkap

Upload file dengan metadata lengkap agar dokumen mudah ditemukan dan bisa ditautkan ke modul asal.

  • Judul, file, kategori, cabang/plant, doc type, expired date.
  • Module key, ref type, ref ID, tags, dan deskripsi.
  • Progress bar upload untuk file besar.
03

Kategori Dokumen

Kelola kategori dokumen agar arsip perusahaan lebih terstruktur dan tidak hanya bergantung pada nama file.

  • Nama kategori, slug, deskripsi, urutan, dan status aktif.
  • Edit dan hapus kategori.
  • Kategori dipakai pada upload dan filter daftar dokumen.
04

Secure File Access

File dibuka melalui endpoint aman sehingga dokumen tidak hanya bergantung pada link file langsung.

  • Buka file via file_document.php.
  • Unduh aman dengan parameter download.
  • File bisa diatur agar mengikuti hak akses sistem.
05

Versi Dokumen

Upload versi baru tanpa menghapus versi sebelumnya, cocok untuk kontrak, SOP, RAB, dan dokumen legal yang sering direvisi.

  • Lihat versi aktif dan versi lama.
  • Upload versi baru dengan catatan.
  • Unduh file per versi.
06

Log Aktivitas Dokumen

Riwayat dokumen membantu audit internal melihat siapa melakukan apa dan kapan.

  • Waktu aktivitas.
  • Aksi dokumen.
  • Aktor dan catatan aktivitas.
07

Review & Approval Status

Dokumen bisa dibaca berdasarkan status review sehingga tim tahu mana yang masih draft, sudah direview, approved, rejected, atau obsolete.

  • Draft Review.
  • Dalam Review dan Reviewed.
  • Approved, Rejected, dan Obsolete.
08

Archive & Lifecycle

Dokumen tidak langsung hilang, tetapi bisa diarsipkan agar riwayat tetap terjaga.

  • Status active, draft, archived, expired.
  • Archive dokumen sesuai permission.
  • Expired date untuk kontrak, izin, pajak, atau dokumen masa berlaku.
09

ACL Dokumen

Akses dokumen mengikuti permission agar tidak semua user bisa upload, hapus, review, approve, atau mengelola kategori.

  • documents.access.
  • documents.upload dan documents.delete.
  • documents.review, documents.approve, documents.category.manage.
Alur Penggunaan

Dari file tercecer menjadi arsip resmi yang punya konteks dan histori.

Document Center membantu tim menyimpan file secara rapi, memberi kategori, menautkan ke modul, menjaga versi, lalu menyediakan log untuk audit.

File + MetadataDokumen tidak hanya diupload, tetapi diberi judul, kategori, cabang, tipe dokumen, expired date, tag, dan deskripsi.
Module Key + Ref Type + Ref IDDokumen bisa terhubung ke data bisnis seperti PO, invoice, asset, project, payroll, cuti, QC, atau customer.
Version + Review + LogRevisi dokumen, status review, dan jejak aktivitas tersimpan agar siap diaudit.
1

Siapkan kategori

Buat kategori dokumen seperti Kontrak Vendor, Pajak, SOP, Invoice, HR, Project, dan Legal.

2

Upload dokumen

Isi judul, file, kategori, cabang, doc type, expired date, tags, dan deskripsi.

3

Hubungkan ke modul

Pilih module key, ref type, dan ref ID agar dokumen terkait langsung dengan transaksi atau data bisnis.

4

Kelola versi dan status

Upload versi baru saat ada revisi, lalu pantau status dokumen dan review.

5

Buka log dan audit

Lihat versi, log aktivitas, uploader, waktu update, dan status dokumen saat dibutuhkan.

Kenapa penting?

Dokumen bisnis yang tidak terpusat membuat proses kerja lambat dan sulit diaudit.

Kontrak vendor, bukti pembayaran, dokumen pajak, lampiran project, dokumen karyawan, dan bukti QC sering tersebar di chat atau folder personal. Document Center menyatukannya dalam satu standar.

✓

Pencarian lebih cepat

Filter berdasarkan kategori, status, review, modul, kode, judul, tag, dan deskripsi membuat dokumen lebih mudah ditemukan.

✓

Konteks dokumen jelas

Dokumen bisa ditautkan ke modul dan data asal sehingga tim tahu dokumen itu terkait transaksi apa.

✓

Revisi tidak hilang

Versi baru bisa diupload tanpa menghapus histori versi lama, lengkap dengan catatan revisi.

✓

Lebih siap audit

Log aktivitas, uploader, waktu upload, status review, archive, dan secure download membantu kontrol internal.

Area Modul

Semua kebutuhan dokumen berada dalam satu halaman kerja.

Backend Document Center VibriBOS membagi proses ke tab dan aksi yang jelas agar admin dokumen, finance, HR, procurement, project, dan manajemen mudah bekerja.

ACL Dokumenaccess, upload, delete, review, approve, category manage.
KPI DokumenTotal dokumen tampil, dokumen aktif, diarsipkan, kategori.
Daftar DokumenTabel dokumen dengan kode, judul, kategori, cabang, modul/ref, file, status, uploader, aksi.
Filter DokumenCari dokumen, kategori, doc status, review status, dan module key.
Upload DokumenJudul, file, kategori, branch, doc type, expired, module, ref, tags, deskripsi.
Progress UploadProgress bar upload untuk melihat proses file besar.
KategoriCRUD kategori dengan slug, urutan, status, dan deskripsi.
Secure DownloadBuka dan unduh file melalui file_document.php.
Versi DokumenUpload versi baru, lihat versi aktif/lama, catatan versi, uploader, ukuran.
Log DokumenWaktu, aksi, aktor, dan catatan log.
Review Statusdraft, in_review, reviewed, approved, rejected, obsolete.
Module ReferenceProcurement, inventory, finance, payroll, HRIS, production, budgeting, project, asset, helpdesk, customer, vendor.

Document Summary

Total: 1.248 Dokumen

Review Control

In Review: 17

Version History

Latest: v3

Document Log

Log Hari Ini: 42
Output & Kontrol

Dokumen lebih mudah dicari, dibuka, direview, dan dipertanggungjawabkan.

Document Center menyediakan daftar dokumen, filter, status, versi, log, kategori, secure download, archive, dan relasi modul agar seluruh arsip penting dapat ditelusuri ulang dengan cepat.

  • Daftar dokumen terpusat dengan kode, judul, kategori, cabang, modul/ref, file, status, dan uploader.
  • Filter berdasarkan kategori, status dokumen, status review, module key, dan pencarian bebas.
  • Versioning untuk kontrak, SOP, RAB, dokumen pajak, dan dokumen legal yang sering berubah.
  • Log aktivitas untuk audit internal: kapan dokumen dibuat, diupdate, diarsipkan, atau versi baru diupload.
  • Integrasi lampiran untuk Procurement, HRIS, Asset, Project, Budgeting, Helpdesk, Akuntansi, dan modul lainnya.

Siap membuat arsip dokumen perusahaan lebih rapi dan mudah diaudit?

Gunakan VibriBOS Document Center untuk menyatukan dokumen resmi, kategori, versi, review, secure download, lampiran modul, dan log aktivitas dalam satu sistem.

WA 085852222404 WA 085712188855 Kunjungi vibri.id